Quand on n’est pas comptable de formation, le remboursement des frais peut vite devenir un vrai casse-tête chinois ! Vous hésitez souvent sur les limites et dans quel cadre vous pouvez vous faire rembourser tel ou tel frais engagé. FIDECAN dresse un rapide panorama de quelques règles simples à vous souvenir pour être en règle avec la fiscalité de votre entreprise. Cependant, attention, les frais ne sont remboursés uniquement s’ils sont dans l’intérêt de la société, et bien sûr fournir un justificatif.
Le remboursement des frais de restauration
Lors d’un déjeuner d’affaires, vous pouvez tout à fait inviter un client, un partenaire, votre équipe et établir une note de frais dans ce sens. Il est important toutefois que vous soyez transparent sur le motif de l’invitation et vous devez indiquer les personnes conviées sur la note.
Le remboursement des frais de déplacement
Ne sont pas compris les déplacements de votre domicile vers votre lieu de travail. Vous êtes remboursés uniquement lors de vos déplacements professionnels. Vous serez alors indemnisés sur la base d’un barème kilométrique commun à toutes les sociétés. Il est essentiel d’indiquer aussi le motif du déplacement, la date, et le nombre de kilomètres parcourus. Le remboursement des frais inclus l’essence, l’entretien du véhicule, l’assurance.
Les cadeaux clients
Evidemment s’ils sont dans l’intérêt de l’entreprise et offerts à des clients ou des partenaires, les cadeaux sont remboursables. Attention, toutefois à ne pas dépasser 69€ ttc par an et par bénéficiaire pour récupérer la tva. C’est aussi une dépense que vous pouvez déduire du résultat de l’entreprise.
L'habillement
Il est vrai que certaines professions ont besoin d’être habillées à quatre épingles. Mais malheureusement, les frais liés à la « bonne présentation » ne sont pas pris en charge. Vous pouvez uniquement vous faire rembourser les vêtements dits professionnels comme des blouses, des chaussures de sécurité…
En résumé, pour tout remboursement de frais, veillez à bien fournir un justificatif. Et n’oubliez pas de noter au dos les éléments pour ne pas être défaillant en cas de contrôle.
En cas de doute, l’expert-comptable vous guidera selon votre profession et les règles particulières qui peuvent s’appliquer.
